Inzet flexkrachten win-win voor Magnit en Nevi

Als Jeroen Hulsman, directeur Productmanagement & Innovatie, en Sharon Verstegen, manager Learning & Development, van Nevi samen terugblikken op de eerste lockdown vanwege corona verschijnt er een glimlach op beide gezichten. Een glimlach van trots over de snelheid waarmee ze hun opleidingen en trainingen wisten om te zetten naar online alternatieven. Trots ook over de bereidheid en toewijding onder de medewerkers en de externe docenten en over de hulp van Magnit die een onmisbare schakel bleek. . “Een echte win-winsituatie. En nog steeds. Digitaal lesgeven heeft een duurzame plek in opleidingsland verworven.”

Nevi verzorgt acht branche-erkende opleidingen en zo’n zeventig trainingen op het gebied van inkoop-, supply- en contractmanagement. “Vóór de coronacrisis was 99 procent van wat we deden klassikaal”, zegt Verstegen die leidinggeeft aan een team van programmamanagers, redacteurs en planners die de opleidingen en trainingen ontwikkelen. Zij waren degenen die razendsnel de switch moesten maken van fysiek naar digitaal lesgeven toen duidelijk werd dat de pandemie langer dan een paar maanden zou gaan duren. “Bij aanvang hebben we heel bewust de keuze gemaakt om goed te kijken naar welke opleidingen en trainingen geschikt zijn voor online lessen en welke minder. De omslag betekende ook dat we de docenten moesten trainen en dat we moesten zorgen voor technische support. Al snel ontstond het idee om de docent op het gebied van techniek te laten ondersteunen door een co-facilitator. Als cursisten met technische problemen kampen, lost de co-facilitator dit op, zodat de docent zich volledig op de inhoudelijke les kan focussen. Deze rol kenden we nog niet.”

Magnit pool

In eerste instantie vingen ze de co-facilitatorsfunctie intern op, maar dat was op den duur niet houdbaar. Er was een structurele oplossing nodig. “We wilden een pool met co- facilitators creëren. Maar hoe?”, zegt Hulsman. Hij legde deze vraag neer bij Tjebbe van Oostenbruggen, algemeen directeur van Magnit. “Voor het ad-hoc inzetten van oproepkrachten geldt weer andere regelgeving. Het zou ook relatief duur worden, omdat we mensen een urencontract zouden moeten bieden terwijl we juist veel korte en flexibele inzet nodig hadden. Daarnaast zou het niet motiverend zijn voor de oproepkrachten om niets om handen te hebben. Toen deed Tjebbe het voorstel om medewerkers van Magnit in te zetten. Een aantal werknemers had minder te doen gekregen door corona, maar wilde wel graag aan het werk blijven. En op deze manier kregen wij niet te maken met oproepcontracten. Zo is er een Magnit-pool ontstaan, die zij coördineren. Wij sturen een planning van wat we nodig hebben en zij vullen die verder in. Zo hebben we elkaar door de crisis geholpen.”

"Digitaal lesgeven heeft een duurzame plek in opleidingsland verworven"

“En nog steeds”, vult Verstegen aan. “Alleen werken we inmiddels niet meer met hun interne mensen. Zij hebben nu een pool van met name studenten beschikbaar voor ons. Op het ‘hoogtepunt’ bestond de Magnit-pool van co-facilitators uit zo’n 25 personen. Nu zijn dit er nog zes à zeven. Wat leuk was om te zien is dat het aantal telefoontjes met vragen van hun kant steeds minder werd. Wat bleek: ze hadden een Teams-groepje opgestart waarin ze bepaalde kennis en problemen met elkaar deelden. Ik durf wel te zeggen dat we hierin echt ontzorgd zijn.”

Digitaal dienstverlener

Digitaal lesgeven, betekende dat Nevi overging van fysieke naar digitale dienstverlener. Iets waar de organisatie niet op was ingericht. Naast co-facilitators was er bijvoorbeeld ook behoefte aan technische ondersteuning buiten de lessen om. Hulsman: “Wij hadden helemaal geen ICT-helpdesk voor online deelnemers. Als de beamer bij een fysieke training in een hotel het niet deed of je kon de zaal niet vinden, dan liep je naar de hotellobby. Online hadden onze cursisten niets om op terug te vallen. Deze taak hebben we ondergebracht bij een extern bedrijf die de helpdesk voor interne medewerkers al voor ons verzorgde. Hierbij hebben we ongeveer dezelfde route doorlopen als met Magnit.”

Interesse

Bij de overgang van fysiek naar digitaal gaf Nevi de deelnemers de keuze: online doorgaan of afwachten. De helft koos voor online, maar naarmate de tijd verstreek nam de vraag toe. Belangrijk voor Verstegen was dat bij elke opleiding of training de kwaliteit gewaarborgd bleef en er geen concessies werden gedaan aan de inhoud. Met de toenemende vraag, nam ook het aantal opleidingen toe dat online beschikbaar werd. Hulsman: “In het begin was er wat terughoudendheid om online te gaan bij deelnemers én docenten, maar dat is nu helemaal verdwenen. Nederland is ‘online-wijs’ geworden en er zal vraag naar blijven bestaan. Toch merkten we medio vorig jaar dat tegelijk met de versoepeling van een deel van de coronamaatregelen ‘online moeheid’ zijn intrede deed. Mensen wilden elkaar toch weer fysiek ontmoeten. De ideale oplossing hiervoor is blended learning. Een leermix van online, fysiek en andere leerinterventies. We hebben de coronaperiode gebruikt om hierin te investeren. Wij gaan door met een combinatie van online en fysieke trainingen.”

"Magnit zet een flexpool in om Nevi snel te kunnen ondersteunen"

Blended learning

Het team van Verstegen werkt samen met de externe docenten aan het blended maken van de opleidingen en trainingen. Verstegen: “We kijken hierbij naar wat de doelgroep nodig heeft, wat die aankan en wat we willen bereiken met de opleiding of training. Dan zie je bijvoorbeeld dat theorie leren prima online en asynchroon kan, terwijl aan klassikaal behoefte is als je samen de verdieping wilt zoeken, praktijkervaringen wilt uitwisselen of integrale vaardigheden wilt oefenen. De ideale mix is voor iedere opleiding anders. Ik denk dat we nog zo’n 1,5 jaar bezig zijn om dit door te voeren in ons gehele onderwijspalet. Dat is nu onze uitdaging. Als het kwalitatief online kan, dan maken we dat mogelijk.”

Waardering

Onlangs ontving Nevi de Cedeo-waardering, het keurmerk voor opleiders. Onderdeel hiervan is een tevredenheidsonderzoek onder cursisten. Hulsman: “We kregen veel complimenten over hoe wij de coronaperiode hebben aangepakt. Met name de snelheid waarmee we zijn omgeschakeld en de goede begeleiding door co-facilitators en de ICT-helpdesk. We hebben er veel energie in gestopt en dat heeft zich uitbetaald. We proberen het zo goed mogelijk te doen en als klanten dat erkennen, is dat de ultieme waardering.”

Over Nevi

Nevi werkt sinds oktober 2016 samen met Magnit. Het kennisinstituut werkt momenteel met ongeveer 150 externen (170 externe inzetten) en heeft 56 kantoormedewerkers. De flexibele schil bestaat uit docenten, examinatoren en trainers die vanuit de praktijk hun expertise overbrengen aan de deelnemers van de acht opleidingen en ongeveer zeventig trainingen die het kennisinstituut verzorgt.